たくさんの人とメールのやり取りをしていると、稀にメールが受信できないことってあるよね。
あるあるだね。あれって何でだろうね。
解決策はないの？
実は設定で何とかなることがあるんだ。
これから「メールを受信できない原因と対策」について説明するね。
皆さんは、パソコンを使用してメールを送受信する際に、メールを受信できないという問題に遭遇したことはありませんか？
メールは現代社会で重要なコミュニケーション手段の一つであり、大切な情報や連絡が届かなかったら非常に困りますよね。
そのため、今回の記事では、メールを受信できない時の対処法について詳しくご紹介します。
メールでのやり取りが必須な方にとっては、メールの受信トラブルは避けたいものですので、ぜひ最後までお読みいただき、問題が生じた際にスムーズに解決できるようにしましょう。
・メールを受信できない時に考えられる原因・確認すべき項目
・場面別のメールを受信できない時の対処法
・メールをどうしても受信したい場合にできること
メールとは？
まずは、メールとは何かについて簡単に説明するよ。
メールとは、インターネット上でやり取りする手紙のような位置づけになります。
インターネットにつながっていて、メール機能が搭載されている端末であれば、時間と場所を問わず、好きな時にメールを送信できます。
また、手紙と異なる点は、宛先にすぐに届くという点です。
今では、LINEのような連絡ツールが普及したこともあり、プライベートで使用する方は少なくなってはいますが、依然として、業務に関する連絡はメールでやり取りされていることが多いです。
メールの重要性や受信トラブルの影響
メールは、仕事や学校、プライベートなど多くの場面で利用されています。
重要な連絡や予定の共有、ファイルの送受信など、日常生活において欠かせないツールとなっています。
そのため、メールが受信できないと、重要な情報を逃したり、連絡が滞ってしまったりすることに繋がり、最悪の場合はやり取りしている相手との間でトラブルに発展する可能性があります。
また、ビジネスの場でもメールは欠かせないものです。
クライアントからのお問い合わせや依頼、社内の連絡など、スムーズなコミュニケーションを図るためには、メールが正常に受信できることが必須です。
逆に、メールの送信元からの返信や回答が遅れることで、業務の遅延や信頼性の低下を招く可能性もあります。
以上のように、メールの受信トラブルは私たちの生活や仕事に大きな影響を与える可能性があります。
そのため、問題が発生した際には、冷静に対処できる知識と技術を持つことが重要です。
メール送信・受信の仕組み
メールが受信できない原因や対処法に言及する前にメールが送信されてから受信されるまでの経路について簡単に説明します。
メールの送受信時には、どのような通信が行われているのだろうか・・・
- STEP1送信者がメールを作成し、メールソフトに設定しているメールサーバへメールを送信する
- STEP2メールを受信したサーバは宛先を確認し、宛先のメールサーバにメールを送信する
※宛先確認には、DNSというシステムが関与しています - STEP3メール受信者が使用しているメールサーバに送信者からのメールが届く
- STEP4送信者が使用しているメールソフトでサーバに届いたメールを受信する
簡単に説明すれば、上記の4STEPでメールはやり取りされているのです。
図で説明すると以下のようになります。
つまり、メールが受信できない場合はこの図の中のどこかで何らかの不具合が発生している可能性があります。
DNSシステムについては以下の記事にまとめていますので、合わせてチェックしてみてください。
メールを受信できない時に考えられる原因・確認すべき項目
メールが受信できない時は、どこかで送信されたメールが止まっている可能性が高いです。
一般的に考えられる原因について以下に書き出してみましたので、一つ一つ見ていきます。
ネットワークの問題
メールはインターネットを介して、送信したり受信したりできるものであり、送受信する端末がインターネットに接続していなければなりません。
そのため、インターネット接続が正常かどうか、他のウェブサイトやアプリへのアクセスができるかを確認します。
もし問題がある場合は、ルーターの再起動やネットワーク設定の確認を行いましょう。
メールソフトの設定の問題
メールを受信するためには、使用しているメールソフトできちんと受信できるように設定されていなければなりません。
そのため、メールクライアントやメールサービスの設定が正しく行われているかを確認が必要です。
特に、受信サーバーの設定やポート番号、SSLの設定などを重点的に確認しましょう。
メールサーバの問題
あまり考えにくいですが、使用しているメールサーバが停止していたり、不具合が発生したりするケースがあります。
メールサーバーに問題がある場合は、一時的なものである可能性がありますので、しばらく待ってから再度試してみましょう。
もし問題が解決しない場合は、こちらでできることは無いので、メールサービスのサポートに問い合わせてみましょう。
メールアカウントの制限
受信側でメール受信できないような制限がかかっている可能性があります。
容量の制限がある場合は、不要なメールを削除するか、メールボックスを整理することでメール受信するための空き容量を確保できます。
また、受信拒否リストやスパムフィルターの設定を見直して、必要なメールがブロックされていないか確認しましょう。
メールを受信できない時にきちんと対処することで得られるメリットとデメリット
皆さんも大体は想像つくかと思いますが、念のため、メリット・デメリットについて簡単に書いてきます。
メール受信できるために対処することで以下のメリットが得られます。
- ストレスの軽減
- 生産性・業務効率の向上
- 相手との信頼関係の構築
- チームワークの円滑化
- メールに対する理解とスキルの向上
逆にきちんとメールを受信できない時になあなあにしてしまった時のデメリットは以下の通りです。
- 仕事のミスやコミュニケーション不足につながる
- 重要な連絡を見逃す可能性がある
- ストレスや不安の増加
- メールの遅延や損失の原因特定が困難になる
メールを受信できない時にきちんと対処することでこれだけのメリットを得られるばかりか、デメリットも防ぐことができるのです。
いくら面倒だと思っていたとしても、これを見るだけでもきちんとその場で解決しておいた方が良いと思ってくれるはずです。
メールを受信できない時の対処法 場面別
メールを受信できない原因について見てきましたが、メールを受信できない状況を見ることで原因を絞ることができます。
メールを送信することはできるけど、受信時にトラブルが発生することが多いんだ。
メールを受信できない時は、大きく分けて以下の2パターンの場合で考えます。
- 特定のメールのみ受信できない
- すべてのメールが受信できない
では、それぞれの場合で簡単に説明します。
特定のメールが受信できない場合
ある人からのメールっていつも受信できないんだよね。
特定のメールのみ受信できない場合は以下の原因が考えられます。
- メールフィルターに引っかかっている
- 迷惑メールフォルダに入っている
最近、迷惑メールの増加かつ内容が精巧になってきたため、メールソフトのフィルターがより強固になっています。
内容が怪しいもの、差出人が怪しいものは迷惑メールであると判断され、削除されるか迷惑メールフォルダに振り分けられます。
セキュリティの向上のためと言われれば、納得できますよね？
しかし、その分フィルター条件が厳しくなっているため、正規メールの誤検知率があがり、正常に受信できない現象が発生しているわけです。
正規の差出人であれば、許可リストに登録して、受信できるように設定しましょう。
許可リストに登録する設定（Gmailの場合）
Gmailを例に説明します。
フィルターに引っかかったメールが迷惑メールに入っていきます。
「ラベルの管理」をクリックします。
「フィルタとブロック中のアドレス」を選択し、メールアドレスがブロックされていれば、該当のメールアドレスを選択し、「選択したアドレスのブロックを解除」をクリックします。
これでブロックを解除したアドレスからのメールを正常に受信できるようになります。
受信可能なメール容量を確認する
Gmailの場合は、一度に送信できるメール容量が25MBまでと決まっています。
だからこそ、受信ソフトにGmailを使用していて、送信ソフトに別メールソフトを使用している場合は、送信できたけど、受信はできなかったという現象が発生してしまいます。
そのため、今自分が使用しているソフトが受信できるメール容量を把握しておきましょう。
また、送信側は以下のデメリットに注目し、送信するメール容量をなるべく小さくするようにしましょう。
- 相手が容量オーバーで受信できないかもしれない
- メールが届くまでに時間がかかる
- 相手のネットワークトラフィックをひっ迫させる
- 相手のメールサーバの容量をひっ迫させる
- 相手の端末の動作速度を低下させる
このように、受信ソフトによって受信可能なメール容量が異なっており、さらに相手の通信環境を悪化させてしまう可能性があることをお含みおきください。
すべてのメールが受信できない場合
メールを1通も受信できない場合の対処法だね。
すべてのメールが受信できない場合は以下の原因が考えられます。
- メールの設定自体ができていない
- 自分が相手に伝えているメールアドレスが間違っている
- メールアカウントが間違っている
- メールを受信するための空き容量が無い
それぞれについて簡単に説明します。
メールの設定自体ができていない
メールの設定が正しくできていない可能性があるよ。
【GmailやYahoo mail等の場合】
アカウントを作成するだけでメール機能を使用できるようになります。
その際に、自動的にメールの設定がされるので、設定を変更することはありません。
ですので、Gmail等で受信できない場合は、設定というよりは端末の環境が整っていない可能性が高いです。
【キャリアメールの場合】
キャリアメールは、携帯ショップで携帯を契約したときに、店員さんが設定を行ってくれるので、よほどのことが限りトラブルは発生しないと思います。
逆に自分で設定を行う方がいるので、そういう方は設定の不備や入力間違いが発生している可能性があります。
一度設定を見直してみましょう。
【Thunderbird等のソフトを使用する場合】
自分自身でメールの送受信に関する設定が必要な場合は、設定が誤っていることがほとんどです。
サーバ名や使用ポートなど再度確認してみましょう。
自分が相手に伝えているメールアドレスが間違っている
これは凡ミスだね。
メールを活用すると、文字でやり取りができますが、メールアドレスを交換していない場合は、文字でやり取りができません。
この状態で、相手にメールアドレスを伝える時は、どうしても口頭で伝えることになってしまいます。
例えば、メールアドレスに「LMN」のような聞き取りづらい文字が含まれている場合には、きちんと伝達できず、誤ってしまうことがあります。
そうなると、いくら相手がメールアドレス宛にメールを送信したとしても、送信エラーになるだけで永遠に受信することはありません。
メールアカウントが間違っている
使用しているメールアカウントが異なっている可能性があるよ。
メールアカウントを複数持っていると、このような事象が発生しがちです。
例えば、Googleアカウントはいろいろなところで必要になるので、ツールによって使い分けるために複数のアカウントを持っている方は多いです。
そんな時に、本当は受信できているにもかかわらず、確認しているアカウントが異なっているというミスはよくあるのです。
アカウントは複数あればとても便利ですが、混乱してしまう原因にもなりますので、きちんと管理するようにしましょう。
メールを受信するための空き容量が無い
たまにあるんだけど、サーバの空き容量がない時があるんだ。
迷惑メールを含めて、メールが日々届いていると思います。
しばらく経過すると、メールを大量に受信し、サーバの空き容量が無くなり、新しいメールを受信できない現象が発生することがあります。
容量は無制限ではありませんので、定期的にメールの削除・整理を行うようにしましょう。
それでも改善しない場合に考えられる原因と対処法
今まで紹介してきたことを全て確認しても、改善されない場合はどうすればよいの？
メールを受信できない時の対処法を紹介してきましたが、それでも受信できない時は以下のことを疑うべきです。
- メールソフトの不具合
- サーバが稼働していない
- 受信端末がインターネットに接続されていない
自力で解決できる可能性があるのは、「端末をインターネットに接続する」ことだけです。
他の現象は自力では解決できませんが、実際に発生すると、ニュース記事に載るはずですので、確認してみましょう。
メールソフトの不具合に関しては、提供元が修正するまで待ち、サーバの不具合に関しては運営会社に問い合わせるしかありません。
メールをどうしても受信したい場合の対処法
今までメール受信に関する様々な原因について言及してきました。
しかし、業務メールは時間が限られたり、急ぎの案件があったりしてどうしてもメールが受信できないと困ると考えている方がいると思います。
「電話で話せば十分なのでは？」と思う方もいるかもしれませんが、仕事が絡んでくる以上、文章に残しておいた方が後々のトラブルに発展しにくいです。
もし、電話でのやり取りだけであれば、言った言わないが発生して、どちらに原因があるか分からずお蔵入りになってしまい、しっかりしていても損をする可能性があります。
メールをどうしても受信したい場合は、受信できないリスクを分散するしかなく、受信できる可能性を上げることしかできません。
そのためにできることは、GmailやYahoo Mailなど別々のサービスを複数使用して、どちらかで受信できなくても、もう片方で受信できる環境を整えるしかないのです。
今後のメール使用に関する可能性
今後の行方についてどうなるんだろ・・・
プライベートでメールを使用することが少なくなりましたが、業務では使用されています。
しかし、LINEWORKSやSlack等チャット形式の業務用連絡ツールが出てきて、これらに移っている企業が増えてきています。
既読を確認でき、即時連絡を取れるので、ビジネスでも重宝されるようになっていくと思います。
とは言え、メールを使用する可能性は0になるのかと言われるとそうではありません。
メールにはメールならではの良い点がたくさんあります。
メールを受信できるが、開けない特有の現象
メール自体は受信できたけど、開けない、開くと何かがおかしいという現象が発生することがあります。
いつもではないかもしれませんが、ある日突然以下の現象を目にすると、焦ってしまい冷静ではいられなくなる可能性があります。
そのうちの一つは「メールの添付ファイルに”smime.p7s”が添付されていて開けない」状況です。
この場合の解決策は以下の記事にまとめていますので、ぜひご覧ください。
もう一つは「winmail.datが添付されていて開けない」状況です。
この場合の原因と解決策は以下の記事にまとめていますので、是非チェックしてみてください。
上記2つの現象が発生しても、焦らずに対処しましょう。
まとめ
「メールを受信できない原因と対策」について書いてきました。
場面別に詳しく説明してきたけど、どうだったかな？
いくつか原因が考えられるので、頑張って特定してみるよ。
でも、自分が送ったメールを相手が受信できない場合もあるからこっちも気を付けないと。
そうだね。
お互いフィルターに引っかからないよう注意し、トラブルが発生しないよう努めよう。
「メールを受信できない原因と対策」について書いてきました。
メールが受信できないことは日常茶飯事といって良いほど起きています。
誤検知でメールを受信できない時の対応は手間がかかりますが、それだけセキュリティが高くなっているという証でもあります。
あとは精度が上がれば、誤検知も少なくなっていくはずですので待ちましょう。
利便性とセキュリティは表裏一体です。
良い塩梅に共存できる日が来ることを願っています。
この記事が皆さんの役に立てれば、幸いです。
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